MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Model sistem umum pada
perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis
model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang
mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan
memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model
sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah
sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah
pada perusahan tersebut.
- Model
Fisik
Model
yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran
lebih kecil dari aslinya seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan,
dsb
- Model
Naratif
Model
yang menjelaskan entity secara tertulis / lisan. Model ini digunakan sehari-hari
seperti penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem
komunikasi.
- Model
Grafis
Model
yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali
disertai dengan penjelasan naratif seperti laporan-laporan, alat pemecahan /
analisis masalah seperti flowchart, DFD.
- Model
Matematis
Model
Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau
persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh
manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran
matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk
menghitung break-even point (titik impas) adalah
BEP
= TFC / P – C
Ket:
BEP
: Break Event Point
TFC
: Total Fixed Cost
P
: Price
C
: Cost
Sistem
Fisik:
Sistem
fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.
Sumber daya input yang datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu
transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena
itu sistem fisik perusahaan merupkan sistem terbuka, yang berhubungan
dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
- Arus
Material
Material
- material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan.
Material ini disimpan ditempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses
transformasi. Lalu material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada
akhir proses transformasi, material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi,
disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.
- Arus
Personil
Input
personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat
setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini
biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke
berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para
pegawai terlibat dalam proses transformasi baik secara langsung maupun tidak.
Sebagian pegawai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain
bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia adalah memproses
pemberhentiannya dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan.
- Arus
Mesin
Mesin-mesin
diperoleh dari pemasok dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu
yang lama tiga atau sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun akhirnya semua
mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model
baru, atau sebagai rongsokan.
- Arus
Uang
Uang
terutama diperoleh dari para pemilik yang menyediakan modal investasi dan dari
para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya
mencakup lembaga keuangan yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta
dari pemerintah yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
- Konsep Dasar Model
Sistem Umum Perusahaan
Ada
dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan
yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang
dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan
jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme
kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa
jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan
menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.
- Sistem
Simpul Terbuka
Jika
sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia
disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk
mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem
simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini
dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak
atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan
temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari
jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka
tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan
tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang
bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan
kerusakan sistem (kebangkrutan).
- Sistem
Simpul Tertutup
Merupakan
sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas
yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat
membandingkan suhu ruangan dengan setting yang diinginkan dan mematikan dan
menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan. Simpul feedback terdiri dari informasi.
Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi
sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
- Kontrol
Manajemen
Manajemen
menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen
yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya
distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan
sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran
dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan
dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan
dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang
akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.
- Pemroses
Informasi
Pada
pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini
tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap
perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat diterapkan pada
perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.
Arus
bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer,
seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak
begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain.
Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan
pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut
adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang
sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap
berbagai jenis organisasi.
- Supermarket
Semua
sumber fisik mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah
bahan, yaitu barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri
dari manajer toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya,
yang diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya
ada beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang. Proses transformasi dalam supermarket
meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan penyusunan item (barang) pada rak.
Transformasi ini juga meliputi penyiapan sayur-sayuran dan buah-buahan yang
segar untuk dipajangkan, pemtongan daging, mungkin pembakaran roti kering dan
penyiapan item masak. Segala aktivitas yang membuat produk menjadi siap dan
menarik untuk dijual dapat dianggap transformasi. Elemen manajemen dalam sistem
konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses informasi
adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan (pembeli).
Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode jenis barang ke
komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket tersebut, mungkin
berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol mesin pembaca kode
jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari berbagai barang. Ia
juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan menentukan item atau
barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik penjualan, dan
sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor pusatnya,
dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen
toko (supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan
melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon
terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol
dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu memberikan informasi. Standart
memberikan pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan
dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk
memonitor penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart.
Manajer menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana
yang tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti
mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi
obral, dan menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat
juga menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
- Lembaga
Bantuan Hukum
Ada
banyak perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket.
Lembaga bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang
profesional yang telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk
melakukan pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental
dari pada aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui lembaga ini sangat
sedikit, yang terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknote
resmi dan pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan
hukum dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan
untuk supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol.
Pada lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut
partner. Tanggung jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa
lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum
kebanyakan tidak spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum
mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau
memenangkan sejumlah perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita
anggap bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses transformasi
pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (klien yang
mempunyai masalah dengan hukum) menjadi
produk akhir (klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan
oleh pengacara yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga
tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang
paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak
yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu
anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya
untuk mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga bantuan hukum
menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum karena
keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem pemanggilan
(untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh dari lembaga
tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database hukum
diperoleh dari lokasi pusat yang menyimpan hasil kasus pengadilan. Pengacara
memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal. Permintaan
ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil, dan
kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak. Walaupun mungkin tidak ada standart
formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar
lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif tidak dapat
dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika hanya ada
sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga kehilangan banyak
kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan, pengacara yang sudah
ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat dipekerjakan sebagai
pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan sebagainya. Model umum
memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang
baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
- Perusahaan Manufaktur PT. Herdex Sejahtera
Persaingan yang semakin ketat
pada industri furniture, menuntut setiap perusahaan yang bergerak pada industri
ini untuk selalu mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas produknya. Hal ini
dilakukan pula oeh PT. Herdex Sejahtera dengan berupaya menghasilkan produk
yang berkualitas tinggi dalam proses produksinya, sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan oleh perusahaan serta keinginan konsumen. Saat ini PT Herdex
Sejahtera memiliki sistem pengendalian kualitas, yang secara terus menerus
dilakukan terhadap produk yang dihasilkannya. Pengendalian kualitas yang
dilakukan PT. Herdex Sejahtera tersebut dilakukan dari mulai penerimaan bahan
baku yang dipergunakan sampai dengan produk jadi.
Tujuan perusahaan melakukan
pengendalian kualitas dalam proses produksi furniture ini yaitu untuk menunjang
tercapainya visi dan misi dari PT. Herdex Sejahtera yang menyediakan dan
memenuhi kebutuhan furniture rumah dan perkantoran dengan perlengkapan yang
menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini
dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam upaya memberikan kepuasan kepada
konsumennya dalam mempergunakan produk furniture. PT. Herdex Sejahtera
mengharapkan konsumen-konsumenya memperoleh kepuasan terhadap produk-produk
yang dipergunakan, sehingga diharapkan konsumen melakukan pembelian ulang atau
melakukan pembelian terhadap produk-produk lainnya, yang pada akhirnya
PT.Herdex Sejahtera dapat menguasai pangsa pasar lebih luas lagi.
PT. Herdex Sejahtera membagi
hasil produksinya menjadi 2 kategori yaitu furniture dan asesoris. Pt Herdex
Sejahtera mempunyai sistem produksi yaitu input, proses dan output, sehingga
pengendalian kualitas dalam sistem produksi yang dilakukan pt herdex sejahtera
tdd tiga tahapan :
1.
Pengendalian pada
kualitas bahan baku (input)
Pengendalian kualitas
pada input dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap bahan
baku tang digunakan daam proses produksi. Penggunaan bahan baku merupakan salah
satu faktor utama yang mempengaruhi proses produksi, dan pada akhirnya
berpengaruh juga terhadap kualitas produk yang dihasilkan. Apabila bahan baku
yang digunakan memiliki kualitas yang baik atau memenuhi standar maka barang
yang dihasilkan akan memiliki kualitas yang baik juga. Bahan baku yang
digunakan oleh PT. Herdex Sejahtera ini dikategorikan kedalam dua jenis bahan
baku berupa Bahan Baku Utama, yaitu kayu jenis Pertikel Board (Germany) dengan
ukuran 150 x 250 cm, dengan ketebalan 3cm dan 1,8cm. Bahan Baku Pembantu, yaitu
Melamine Face Chipboard sebagai bahan laminated. Pengendalian kualitas bahan
baku yang diterapkan meliputi proses pengangkutan, penyimpanan dan pengiriman
ke lantai produksi, dimana bahan baku yang akan dioah terlebih dahulu dilakukan
pemeriksaan kualitas bahan baku. Berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut untuk
memastikan bahwa kualitas bahan baku baik bahan baku utama maupun bahan
pembantu tersebut sesuai dengan standar dalam kualitas permukaannya maka
dilakukan pemeriksaan terhadap ukuran bahan baku yang digunakan tersebut. Pemeriksaan kualitas bahan
baku dilakukan yaitu pada saat suplier bahan baku mengirim bahan pesanan untuk
disimpan dalam gudang. Ketika bahan baku datang dari supplier pemeriksaan
terhadap bahan baku tersbut dilakukan melalui beberapa tahapan, hl ini
dilakukan untuk mengetahui kualitas bahan baku yang akan disimpan digudang.
Pemeriksaan tersebut terdiri dari jumlah pesana, ukuran, ketebalan dan permukaan
disesuaikan dengan pesanan. Setelah bahan baku dilakukan
pemeriksaan dan disesuaikan dengan standar perusahaan maka bahan baku
diakatakan siap untuk digunakan dalam proses produksi, selanjutnya bahan baku
yang dikatakan lolos pemeriksaan disimpan digudang dan siap untuk proses
produksi.
2.
Pengendalian pada
kualitas proses produksi (process)
Pengendalian kualitas
pada process dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas terhadap
proses produksi yang terdiri dari proses pemotongan (cutting) dan proses
aminasi (laminated). Kualitas kedua proses produksi ini merupakan salah satu
faktor utama yang mempengaruhi kualitas hasil produk yang dihasilkan. Apabila
proses pemotongan dan laminasi yang dilakukan memiliki kualitas yg kurang baik
atau tidak memenuhi standar maka barang yg dihasilkan akan memiliki kualitas yg
kurang baik juga, bahkan termasuk kategori produk cacat yang tidak dapat
digunakan/dipasarkan. Pengendalian kualitas proses produksi
ini dilakukan setelah prose pemotongan dan proses laminasi saja. Jadi dalam
setiap tahapan proses diartikan berjalan seperti biasa dan bila terdapat mesin
yang rusak pada saat proses produksi maka baru dilakukan pengecekkan. Agar
didalam proses produksi tidak menimbulkan produk cacat. Apabila ditemukan
penyimpangan didalam proses penngemasan, maka karyawan atau operator yg
bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut segera melaporkan kepada
manajer produksi. Bahan baku yang masuk ke
proses produksi, sebelum dilakukan pemotongan terlebih dahulu dilakukan
pelumasan dies (cetakan) pada Machine Robotic. Kemudian operator mesin,
memasukkan bahan baku pada mesin pemotong ini dilakukan dengan memeriksa
kualitas hasil pemotongan. Apabila kualitas hasil pemotongan tidak sesuai dengan
ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan reproses menjadi bahan baku untuk
ukuran produk yg lebih kecil. Namun apabila kualitas hasil pemotongan sudah
sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian dilakukan proses laminated atau
pembentukan tepian (penyatuan cetakan). Pengendaian kualitas pada proses produksi
dilakukan pula setelah proses laminated dilakukan. Apabila kualitas hasil
laminated tidak baik, maka dilakukan reproses dengan melakukan laminated /penyatuan
cetakan ulang.
3.
Pengendalian pada
kualitas hasil produk (output)
Pengendalian kualitas
hasil produksi ini dilakukan melalui kegiatan Inspection (pemeriksaan) yg
dilakukan secara fisik yaitu mengenai penyambungan permukaan meja dengan kaki
meja serta dalam hal pengemasan produk akhir. Berikut ini merupakan beberapa
cara yg dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam rangka melakukan pengendalian
kualitas terhadap produk jadi, antara lain :
ü Apabila hasil produksi
terhadap produk cacat, dengan tingkat kecacatan yang tinggi maka produk
tersebut akan dibuang.
ü Apabila tingkat kecacatan
pada produk dapat diatasi maka dilakukan perbaikan sesuai dengan cacatnya.
ü Setiap produk yg telah
lulus pemeriksaan, akan dikumpulkan digudang untuk kemudian dikirimkan ke
konsumen.
Sumber:
